Was macht eigentlich ein kaufmännisches Projektteam…?

Wenn man an große Bau- und Infrastrukturprojekte denkt, fallen einem meist zuerst Bagger, Baupläne und Ingenieur:innen ein. Verständlich – schließlich sieht man ihre Arbeit sofort. Doch hinter jedem erfolgreichen Projekt steckt noch eine andere, oft weniger sichtbare, aber absolut entscheidende Kraft: das kaufmännische Projektteam. 

Im Fall des Neuen Werk Cottbus sind das ganze 11 hochmotivierte Köpfe, die dafür sorgen, dass nicht nur gebaut, sondern auch sauber gerechnet, geplant und gesteuert wird. Angeführt von der kaufmännischen Projektleitung vereint das Team neun Expert:innen aus den Bereichen Beschaffung, Abrechnung, Projektcontrolling, Vertragsmanagement sowie Chancen- und Risikomanagement. Eine Kombination, die man durchaus als das finanzielle Nervensystem des Projekts bezeichnen könnte. 

Doch was bedeutet das konkret im Alltag? Kurz gesagt: Während andere vielleicht die eine oder andere „kreative“ Idee im Umgang mit Budgets entwickeln, sorgt das kaufmännische Team dafür, dass Kosten, Verträge und Risiken jederzeit unter Kontrolle bleiben. Und wenn es irgendwo im Projekt mal hektisch wird – was bei dieser Größenordnung durchaus vorkommt – behalten sie den Überblick, den Budgetrahmen und meistens auch die Nerven. 

Ein klassischer Arbeitstag? Den gibt es so nicht. Statt Routine herrscht Vielfalt: In einer typischen Woche ist das Team im permanenten Austausch mit nahezu allen Projektbeteiligten. Es gibt interne Abstimmungen, regelmäßige Runden mit dem technischen Projektteam – sowohl auf Leitungs- als auch auf Arbeitsebene – sowie bereichsübergreifende Meetings innerhalb der kaufmännischen Projektmanagement-Strukturen. Dazu kommen Abstimmungen mit Einkauf, Konzerncontrolling und weiteren Bereichen innerhalb des DB-Kosmos. Kommunikation ist hier kein Buzzword, sondern gelebter Alltag. 

Und trotzdem: Bei aller Komplexität darf der menschliche Faktor nicht fehlen. Das Team legt großen Wert darauf, sich regelmäßig auch persönlich zu treffen. Einmal im Monat kommen alle in Präsenz zusammen – nicht nur, um Themen effizient zu klären, sondern auch, um den Teamzusammenhalt zu stärken. Denn wer gemeinsam Großes bewegt, sollte auch gemeinsam lachen können. 

Besonders sichtbar wird die Bedeutung des kaufmännischen Teams immer dann, wenn es kritisch wird. Zum Beispiel bei kurzfristigen Beschaffungen oder in der Abrechnung. Anders gesagt: Wenn es „brennt“, geht es meistens um Geld – und genau dann ist das Team gefragt. 

Eine der größten Herausforderungen im Projekt ist dabei wenig überraschend: die konsequente Einhaltung des Budgets. Gerade bei einem Vorhaben dieser Dimension ist das kein Selbstläufer. Hinzu kommen typische Projektrisiken wie Mehrkosten durch Bauzeitverlängerungen, zusätzliche Anforderungen aus der Fabrikplanung oder auch Leistungen, die ursprünglich nicht im Budget berücksichtigt wurden. All das muss erkannt, bewertet und gesteuert werden – möglichst frühzeitig und mit klarem Kopf. 

Ein entscheidender Erfolgsfaktor ist dabei die enge Verzahnung mit dem technischen Projektteam. Beide Seiten arbeiten Hand in Hand, stimmen sich kontinuierlich ab und verfolgen gemeinsame Ziele. Denn am Ende gilt: Das Projekt ist nur so stark wie sein Team – und das funktioniert nur, wenn alle an einem Strang ziehen. 

Was das kaufmännische Team dabei besonders motiviert? Ganz klar: die Bedeutung des Projekts selbst. Das Neue Werk Cottbus gilt als eines der größtes Infrastrukturprojekte bei der Deutschen Bahn und zieht internationale Aufmerksamkeit auf sich – sogar aus Japan reisen Fachleute an, um sich vor Ort anzusehen, wie Instandhaltung von Hochgeschwindigkeitszügen im 21. Jahrhundert funktioniert. Teil dieses Zukunftsprojekts zu sein, ist für viele mehr als nur ein Job. 

Hinzu kommt ein weiterer spannender Aspekt: Das Team versteht sich als Pionier im Bereich IPA (Integrierte Projektabwicklung). Das bedeutet, dass viele Werkzeuge und Prozesse nicht einfach übernommen, sondern selbst entwickelt werden. Eine Herausforderung – aber auch eine große Chance. Denn wer seinen eigenen Werkzeugkasten baut, kann ihn perfekt auf die eigenen Anforderungen zuschneiden. 

Unterm Strich lässt sich sagen: Das kaufmännische Projektteam ist weit mehr als nur „die mit den Zahlen“. Es ist ein strategischer Partner, ein Risikomanager, ein Möglichmacher – und manchmal auch der ruhige Gegenpol, wenn es im Projektalltag turbulent wird. Oder, etwas weniger förmlich formuliert: Ohne sie würde es wahrscheinlich deutlich teurer, chaotischer – und ganz sicher weniger erfolgreich.